Таблицы базыданных Access в режиме таблицы

RSS, Twitter, Vkontakte, Facebook

Базы данных Access

Работа с таблицами базы данных Access в режиме таблицы

Автор: Владимир Ткаченко

Источник: Обучение в интернет

В разделе Создание базы данных изложены вопросы создания таблиц, их заполнение и установление логических связей между ними. Но, к сожалению, не были рассмотрены некоторые операции, которые можно выполнять в таблицах базы данных Access в режиме таблицы.

В режиме таблицы можно выполнять следующие операции:

  • редактировать и просматривать данные;
  • изменять размеры столбцов и строк таблицы;
  • изменять порядок столбцов;
  • добавлять, удалять и переименовывать поля таблиц;
  • сортировать записи в таблице;
  • осуществлять поиск данных в ячейках таблицы и замену их при необходимости;
  • выполнять фильтрацию данных;

Для просмотра и редактирования данных в таблице БД в режиме таблицы необходимо открыть таблицу, а для этого в окне базы данных надо дважды щелкнуть на требуемой таблице. На экране появится таблица БД в режиме таблицы.

Таблица БД в режиме таблицы в Access 2003
Рис. 1.

Данные в таблице можно просматривать, перемещаясь по ней с помощью клавиш перемещения курсором, клавиш Tab, Enter, Shift+Tab или воспользоваться манипулятором мышь. Редактирование данных в таблице БД осуществляется аналогично редактированию данных в таблице документа MS Word.

Редактирование данных в таблице БД 2003
Рис. 2.

Изменения размеров столбцов и строк в таблице БД осуществляется аналогично изменению размеров столбцов и строк в MS Excel, то есть ширина столбцов и высота строк изменяется перетаскиванием их границ.

Для перемещения столбца его необходимо выделить, щелкнув на заголовке столбца, а затем установить указатель мыши на заголовке столбца, нажав левую клавишу мыши, перетащить влево или вправо на новое место. Необходимо отметить, что перемещение столбцов таблицы в режиме таблицы не приведет к изменению полей в других режимах, например в режиме конструктор.

В таблице в режиме таблицы можно добавить, удалить и переименовать поля. Для вставки нового столбца выделите столбец справа от того места куда его надо вставить и выберите команду Вставка/Столбец. СУБД Access создаст столбец с именем Поле 1. Для удаления столбца его необходимо выделить и щелкнуть на нем правой кнопкой мыши, затем из контекстного меню выбрать команду Удалить столбец. Чтобы переименовать заголовок столбца надо дважды щелкнуть на его имени, ввести новое имя и нажать Enter или воспользоваться контекстным меню.

выполнение операции сортировка записей в таблице БД Access 2003
Рис. 3.

Для выполнения операции сортировка записей по возрастанию или убыванию необходимо выделить один из столбцов (данные, которого используются для упорядочения записей), щелкнув на заголовке этого столбца. Затем выполнить команду Записи/Сортировка/Сортировка по возрастанию или убыванию. Кроме того, для сортировки можно воспользоваться пиктограммами на панели инструментов или контекстное меню.

Операция поиск данных в ячейках таблицы и замена их при необходимости осуществляется аналогично поиску и замене текста в документах MS Word.

Для поиска данных в таблице можно использовать и фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям. Самым простым способом отфильтровать требуемые записи - это воспользоваться фильтром по выделенному. Для этого необходимо сначала выделить данные в таблице, которые будут использованы для отбора. Затем выбрать команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному или воспользоваться пиктограммой Фильтр по выделенному на панели инструментов. В таблице будут отображаться только записи, в которых имеются выделенные данные. Для отмены фильтрации надо щелкнуть на пиктограмме Удалить фильтр на панели инструментов.

способ фильтрации записей в таблице БД Access 2003
Рис. 4.

Более широкие возможности имеет Обычный фильтр. Этот способ фильтрации позволяют отбирать записи по несмежным полям, например по коду группы и полу студентов. Для применения этого способа фильтрации выберите команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр или щелкните на кнопке Изменить фильтр на панели инструментов.

В результате на экране появится окно Фильтр, в котором отображается всего лишь одна пустая строка, а внизу окна ярлычок Найти. В полях окна надо выбрать (из открывающихся списков) те значения, по которым необходимо осуществлять фильтрацию и щелкнуть на кнопке Применение фильтра на панели инструментов. Для отмены требуется щелкнуть на пиктограмме Удалить фильтр.

Использование расширенного фильтра целесообразно применять в том случае, когда требуется не только отфильтровать записи, но и одновременно осуществлять их сортировку. Для вызова расширенного фильтра надо выбрать команду Записи/Фильтр/Расширенный фильтр, откроется окно фильтра, в котором отображается текущая таблица. В этом окне можно задать критерии условия отбора, тип сортировки по нескольким полям.