Оформление экономических документов Microsoft Word 2003

RSS, Twitter, Vkontakte, Facebook

Microsoft Word - текстовый процессор

2.1. Обработка текстовой информации. Текстовые процессоры

2.1.7. Решение задач оформления экономической документации в Word

При оформлении экономических документов Word необходимо уделять внимание, как форме, так и содержанию табличных, графических и формульных данных.

Процесс оформления экономической документации редактором Word состоит из ряда этапов:

  1. Ввод формул.
  2. Структуризация документов Word.
  3. Оформление табличных данных.
  4. Графическое представление данных.
  5. Создание списков.
  6. Создание колонтитулов.
  7. Формирование оглавления документа Word.

Ввод формул в документах Word

В экономических документах Word невозможно обойтись без формул, которые содержат знаки суммирования, интегрирования и т.д. Формулы в Word представляют собой OLE – объекты, внедренные в текст.

Для вставки формул в текстовый документ Word необходимо выбрать команду Объект в меню Вставка, появится окно диалога Вставка объекта.

Вставка формул Word - www.lessons-tva.info
Рис. 1.

В появившемся окне диалога требуется выбрать тип объекта Microsoft Equation 3.0, после чего появится панель инструментов Формула

Панель инструментов Формула - www.lessons-tva.info
Рис. 2.

и поле для ввода формул.

Поле ввода формул в Word 2003
Рис. 3.

После ввода формулы

Введенная формула в Word 2003
Рис. 4.

надо щелкнуть вне поля с формулами, панель инструментов будет удалена, а формулы  в текстовом документе принимают следующий иметь вид:

Вид введенной формулы в Word 2003
Рис. 5.

Для редактирования формулы  осуществляется двойной щелчок на формуле, в результате чего  вызывается редактор формул и вновь появляется панель инструментов Формула.

Структуризация документов Word

Для структуризации документа Word можно использовать стили. Назначение названиям разделов документа стилей заголовков является формой его структуризации. Так для названия проекта целесообразно применить стиль Заголовок 1.

Для подразделов назначать стили Заголовков более низкого уровня (со 2 по 9 включительно) соблюдая принцип вложенности. Способы структуризации документов Word изложены в разделе 2.1.6. Работа с большими документами.

Оформление табличных данных в документах Word

В экономических документах наиболее важные показатели сводят в таблицы. Методы создания таблиц, их редактирования и форматирования изложены в разделе 2.1.4. Работа с таблицами.

Графическое представление данных в документах Word

Для решения задач аналитического характера часто оказываются полезными не только табличные, но и визуальные формы представления данных: графики, диаграммы и т.д.

Для визуального представления данных необходимо выделить таблицу и выбрать команду Вставка/Рисунок/Диаграмма.

 

1 квартал

2 квартал

3 квартал

4 квартал

Плановые

65000

71000

74000

79000

Фактические

79000

82000

84000

88000

В результате активизируется Microsoft Graph, с помощью которой, например, можно представить табличные данные в виде столбчатой диаграммы.

Графическое представление данных в Word
Рис. 6.

Создание списков в документах Word

При оформлении документов Word часто приходится иметь дело с текстовыми фрагментами (регулярной структурой). Это может быть нумерованные и маркированные списки. Для организации текста в виде списков используется команда Формат/Список, откроется окно диалога для форматирования текста в виде списков.

Создание списков в Word
Рис. 7.

Для преобразования обычного текста в списки можно использовать и команды на панели инструментов форматирования.

Колонтитулы в Word

Колонтитулы, как и фон документа Word, а также поля, размер и ориентация страниц, номера страниц, разрывы страниц и разделов относятся к изменению внешнего вида страниц и документа.

Колонтитул — это текст или рисунок (номер страницы, дата печати документа, логотип организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними. Как правило, колонтитулы используются в печатных документах.

Создание колонтитула в Word

Для создания колонтитулов необходимо выполнить следующее:

  1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид.
  2. Для создания верхнего колонтитула введите текст или рисунок в область верхнего колонтитула или нажмите кнопку на панели инструментов Колонтитулы.
Панель инструментов Колонтитулы
Рис. 8.

Чтобы вставить Колонтитулы с панели инструментов, например, номер страницы, дату или время, то нажмите кнопку на панели инструментов Колонтитулы: Номер страницы, Дата, Время и т.д.

Формирование оглавления документа Word

Когда разработка экономического документа завершена, то необходимо собрать воедино перечень его разделов с тем, чтобы обеспечить поиск необходимой информации. Word предоставляет возможность автоматически сформировать оглавление. Технология создания оглавления описана в разделе 2.1.6. Работа с большими документами.

Макросы в Word

Как правило, при работе Word с часто возникает необходимость несколько раз выполнять одну м ту же последовательность действий. В этом случае требуемые действия могут быть записаны под определенным именем.

Последовательность действий, записанная под определенным именем, называется макросом. Записанный макрос можно вызывать для выполнения из основного меню при помощи кнопки на панели инструментов или на рабочей области, а также посредством установленной для него комбинации клавишей.

Выполнение определенного макроса может быть назначено какому-либо графическому объекту. Макрос записывается на языке Visual Basic for Applications (VBA). Следует отметить, что текст созданного макроса можно неоднократно редактировать.

Для записи макроса выберите в меню Сервис команду Макрос и подкоманду Начать запись. Просмотр и применение макросов к фрагменту текста или документу осуществляется командой Сервис / Макрос / Макросы.

Далее ...>>> Тема: 2.2.1. Электронная таблица Mіcrosoft Excel