Обработка данныхв электронных таблицах Excel 2007

RSS, Twitter, Vkontakte, Facebook

Microsoft Excel 2007

2.2.5. Обработка данных в списках Excel 2007

В качестве плоской базы данных может быть использована таблица Excel 2007. В этом случае таблица Excel 2007 представляет собой список. Список Excel 2007 - это электронная таблица с большим объемом взаимосвязанных однотипных данных постоянного формата.

Другими словами список Excel 2007 - это плоская база данных, в которой строки и столбцы списка соответствуют записям и полям базы данных. Например, к плоским БД относятся списки товаров на складах или списки номеров телефонов и адресов абонентов и т.д. На рисунке 1 представлен образец списка Excel 2007.

Образец Списока в Excel 2007
Рис. 1

К спискам в Excel 2007 предъявляются определенные требования. Эти требования более строгие, чем требования к обычным электронным таблицам Excel. Так, например, в списках не допускается наличие пустых строк и столбцов. При этом количество столбцов в списке должно быть постоянным, а записи можно добавлять, удалять или переставлять.

Первая строка в списке должна содержать имена полей как в базе данных. Кроме того, данные в списке должны иметь постоянный формат.

К средствам, которые предназначены для манипуляции данными в списке относятся команды на вкладке Данные: Сортировка, Фильтр, Промежуточные итоги, Проверка данных. При выполнении этих команд, редактор Excel 2007 распознает список как плоскую БД и осуществляет в ней обработку и анализ данных.

Сортировка записей в списке

При применении команды "Сортировка" можно отсортировать записи по одному или нескольким полям. Существуют несколько типов сортировки: "По возрастанию", "По убыванию" и в соответствии со списком (например, понедельник, вторник и т.д.).

Для сортировки записей по нескольким полям необходимо выполнить определенные действия:

  • выделить любую ячейку списка;
  • выполнить команду Данные/Сортировка;
  • в раскрывающемся списке "Сортировать по" выбрать, например, заголовок столбца Склад, в списке "Затем по" выбрать заголовок столбца Наименование, а во втором списке "Затем по" выбрать заголовок столбца - Цена (грн.);
  • выбрать тип сортировки "По возрастанию";
  • нажать кнопку ОК для выполнения сортировки (рис. 2).
Окно диалога Сортировка списка в Excel 2007
Рис. 2

После выполнения вышеизложенной сортировки записей получим следующие отсортированные записи в списке "Остатки товаров на складе" (рис. 3).

Отсортированный список в Excel 2007
Рис. 3

Фильтр и Настраиваемый фильтр

С помощью Фильтра и Настраиваемого фильтра можно быстро найти (отфильтровать) необходимые данные в списках по одному или двум параметрам поиска.

Рассмотрим поиск записей, отвечающих одному условию в одном поле списка. Например, используя фильтр, можно отобрать записи, в которых поставщиком является Лотос.

Для этого необходимо выполнить:

  • выделить ячейку списка в поле;
  • выполнить команду Данные/Фильтр;
  • щелкнуть на кнопке фильтра в поле Поставщик;
  • в раскрывшемся списке необходимо выбрать Лотос и щелкнуть на кнопке "ОК" (рисунок 4).
Фильтрация по одному условию в одном поле Списка в Excel 2007
Рис. 4

В результате приложение Excel 2007 мгновенно скроет строки, которые не содержат Поставщика Лотос, и на экране будет отображаться список в виде, представленном на рисунке 5.

Отфильтрованный список Excel 2007
Рис. 5

Для поиска записей по одному или двум условиям применяется "Пользовательский автофильтр". Его применение целесообразно, например, в том случае, если необходимо выбрать товары, стоимость которых находится в пределах от 50,83 до 80,25 гривен.

Для осуществления фильтрации необходимо выполнить следующее:

  • выделить ячейку списка;
  • выполнить команду Данные/Фильтр;
  • щелкнуть на кнопке фильтра в столбце Цена в грн. (Ris. 6);
  • щелкнуть на команде "Условие", откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр";
  • в двух левых раскрывающих списках выбрать соответствующие операторы (больше или равно и меньше или равно соответственно), а в двух правых раскрывающих списках выбрать требуемые значения (50,83 и 80,25 соответственно). Затем установить переключатель в положение "и";
  • щелкнуть на кнопке ОК для выполнения фильтрации (Ris. 7).
Фильтрация записей списка Excel 2007
Ris. 6
Окно диалога Пользовательского автоФильтра в Excel 2007
Ris. 7

В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям (рис. 8).

Записи Списка в Excel 2007, удовлетворяющие условиям Фильтра
Рис. 8

Команда "Дополнительно"

Для фильтрации записей по более сложным условиям отбора, чем автофильтр, применяется команда "Дополнительно", которая расположена на вкладке Данные. Команда "Дополнительно" аналогична команде "Расширенный фильтр" в Excel 2003.

На рисунке 9 представлены результаты отбора записей по параметрам "Кондитерские изделия" и "Напитки" по складам 1 и 4 соответственно с помощью фильтрации "Дополнительно".

Расширенный фильтр для Списка в Excel 2007
Рис. 9

Упорядочение данных в списках с помощью команды "Промежуточные итоги"

Для вызова окна диалога "Промежуточные итоги" надо выделить любую ячейку в списке и выбрать команду "Промежуточные итоги" на вкладке "Данные".

Далее для добавления в "Список" промежуточных итогов, например, по полю: Стоимость (грн.) надо в окне диалога установить:

  • "При каждом изменении в:" - № склада;
  • "Операция:" - Сумма;
  • "Добавить итоги по:" - Стоимость (грн.).

Затем для вставки промежуточных итогов надо щелкнуть на кнопке ОК.

Окно диалога промежуточные итоги Списока в Excel 2007
Ris. 10

После выполнения этих операций "Список" приймет следующий вид (Ris. 11).

Промежуточные итоги Списока в Excel 2007
Ris. 11

Для проверки данных при вводе используется средство, которое называется проверкой ввода (команда Проверка данных).

Далее ...>>> Тема: 2.2.6. Сводные таблицы и анализ деловых данных в Excel 2007