Обработка данныхв списках Excel 2007

RSS, Twitter, Vkontakte, Facebook

Обработка данных в списках Excel 2003

2.2.5.1. Основные понятия и требования к спискам Excel 2003

Списком в редакторе Microsoft Excel называют набор строк электронной таблицы с взаимосвязанными однотипными данными. Список Excel представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информации, например список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов. Список Excel на самом деле - это плоская база данных, строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных.

Первая строка в списке Excel содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных.

К спискам в Excel предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Так данные в списке Excel должны иметь постоянный формат. В списке Excel количество столбцов должно быть постоянным, а количество строк переменным, наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым.

В Excel для работы со списком существуют средства, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке. При применении команд (сортировка, фильтр, форма, итоги, проверка) для обработки списков, редактор автоматически распознает список Excel как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.

Образец списка Excel представлен на рис.1.

Образец списка в Excel
Рис. 1.

При создании списка Excel необходимо выполнить определенные требования:

  • На рабочем листе целесообразно располагать один список, чтобы редактор автоматически распознавал список как базу данных и обрабатывал данные при выполнении команд обработки
  • Формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей в списках должен отличаться от формата шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат
  • Ячейки под заголовками столбцов необходимо отформатировать в соответствии с данными, которые будут вводиться в эти ячейки
  • Необходимо установить флажок " Расширять форматы и формулы в диапазонах данных" в окне диалога "Параметры", вкладка "Правка", которое открывается командой "Параметры" в меню Сервис. Активизация команды "Расширение форматов и формул" обеспечивает автоматическое форматирование введенных данных в список
  • Для отделения имен полей от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки
  • В списке Excel не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов)

После выполнения подготовительных работ по созданию списка Excel можно переходить к введению данных в список.

Далее ...>>> 2.2.5.2. Ввод данных в список