Поиск данныхв списках Excel 2007

RSS, Twitter, Vkontakte, Facebook

Обработка данных в списках Excel 2003

2.2.5.4. Поиск данных в списке Excel

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.

К средствам фильтрации относятся:

  • Автофильтр (существуют два способа применения команды Автофильтр: с помощью меню "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр" - "раскрывающийся список команд автофильтра" и с помощью кнопки "Автофильтр" на панели инструментов стандартная)
  • Расширенный фильтр ("Данные" - "Фильтр" - "Расширенный фильтр")

Автофильтр предназначен для простых условий отборов строк, а расширенный фильтр для более сложных условий отбора записей. Условие отбора - это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.

 Использование автофильтра для поиска записей

Перед применением команды "Автофильтр" выделите ячейку в диапазоне списка. Далее выполните команду "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр", справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).

Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список различных вариантов фильтрации и сортировки по возрастанию и убыванию. При выполнении фильтрации стрелка активного автофильтра окрашивается в синий цвет.

Список учета товаров с автофильтрами в Excel
Рис. 1.

Список команд автофильтра и их назначение:

  • Все - все записи будут отображаться на экране
  • Первые 10... - откроется окно диалога "Наложение условия по списку" в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.
  • Условие... - откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр". С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям
  • Уникальные имена - это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных

Для того чтобы после фильтрации отобразились все записи необходимо нажать активную кнопку и выбрать команду "Все" или выполнить команду "Данные" - "Фильтр" - "Отобразить все", а для удаления автофильтра необходимо снять флажок команды "Автофильтр" в меню "Данные".

Алгоритм поиска записей отвечающих одному условию в одном столбце

  • Выберите ячейку в списке
  • Выполните команду "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр"
  • Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных
  • Щелкните на одном из уникальных имен, редактор мгновенно скроет строки, которые не содержат выбранных данных

На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу "Категории" при выбранном условии отбора "Конд. продукты"

отфильтрованный список в Excel
Рис. 2.

При необходимости отфильтрованный список по одному столбцу можно фильтровать по другим столбцам.

 Алгоритм поиска записей отвечающих одному или двум условиям в одном столбце

Для поиска записей по двум условиям применяется "Пользовательский автофильтр":

  • Выберите ячейку в списке
  • Выполните команду "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр"
  • Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных
  • Щелкните на команде "Условие", откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр"
  • В двух левых раскрывающих списках выберите соответствующие операторы, а в двух правых раскрывающих списках выберите требуемые значения. Затем установите переключатель в одно из двух положений: "и", "или"
  • Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.

Для примера выберем следующие условия отбора: показать в списке строки, содержащие продукты, цены которых больше или равны 69,80 грн и меньше 99,99 грн.

Пользовательский фильтр в Excel
Рис. 3.

В окне диалога "Пользовательский фильтр" можно выбрать следующие операторы:

  • равно
  • не равно
  • больше
  • больше или равно
  • меньше
  • меньше или равно

Кроме того, можно задавать операторы сравнения, которые, используются при фильтрации текста: «начинается с», «не начинается с», «оканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит».

На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу "Цена" при выбранных условиях отбора.

отфильтрованный список по столбцу "Цена" в Excel
Рис. 4.

Фильтр по выделенному

Фильтрация по выделенному - это быстрый способ отфильтровать записи по одному условию с помощью кнопки "Автофильтр" на панели инструментов стандартная.

Фильтр по выделенному в Excel
Рис. 5.
Алгоритм фильтрации по выделенному:
  • Выделите требуемую запись в списке
  • Нажмите кнопку "Автофильтр", чтобы выполнить фильтрацию по выделенному. Редактор включит "Автофильтр" и скроет строки, которые не содержат выбранных данных

 Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Команда "Расширенный фильтр" используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей, чем автофильтр, например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы.

Перед применением команды "Расширенный фильтр" необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком. В связи с этим требованием на рабочем листе со списком должно быть не менее трех пустых строк, расположенных над списком. Кроме того, между списком и значениями условий отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка.

Создание диапазона условий отбора:

  • Выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и выполните команду "Копировать" любым из известных методов
  • Выделите первую строку для ввода условий отбора и выполните команду "Вставить" любым из известных методов
  • Введите требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условий

На рисунке представлен образец диапазона условий отбора: показать в списке строки содержащие кондитерские продукты типа печенье в первом складе и напитки в четвертом складах.

Диапазон условий отбора для фильтр в Excel
Рис. 6.

После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду "Расширенный фильтр".

Алгоритм фильтрации с помощью команды "Расширенный фильтр"
  • Выделите ячейку в списке
  • В меню "Данные" выберите команду "Фильтр" - "Расширенный фильтр"
  • Установите переключатель "Обработка" в положение "Фильтровать список на месте", если хотите, чтобы редактор выводил результаты фильтрации в списке, скрыв строки, не удовлетворяющие критериям отбора. Чтобы скопировать отфильтрованные записи в другую область рабочего листа, установите переключатель "Обработка" в положение "Скопировать результаты в другое место" и укажите диапазон для размещения результатов.
  • Проверьте исходный диапазон ячеек фильтруемого списка, диапазон должен содержать все ячейки списка с учетом ячеек заголовков столбцов
  • Проверьте диапазон условий отбора, он должен содержать все ячейки диапазона условий отбора с учетом ячеек заголовков столбцов
  • Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям

На рисунке представлен образец "Расширенного фильтра" выбранными параметрами фильтрации.

Расширенный фильтр в Excel
Рис. 7.

На рисунке представлен образец отфильтрованного списка, над которым расположен диапазон условий.

образец отфильтрованного списка в Excel
Рис. 8.

Далее ...>>> 2.2.5.5. Промежуточные "Итоги" в списках